Met de richtlijn 95/46/EG Algemene verordening gegevensbescherming ingaande 24 mei 2016 is bepaald dat aan de verwerking van persoonsgegevens met ingang van 25 mei 2018 aan een aantal eisen moet worden voldaan.

Dit document heeft tot doel te beschrijven op welke wijze D.E.S. invulling geeft aan de eisen van de verordening.

Privacyverklaring:

D.E.S. hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

D.E.S. verwerkt alleen die persoonsgegevens welke noodzakelijk zijn, voor het functioneren van de vereniging, ten behoeve van publiciteit over de prestaties van (leden van) de vereniging, ter ondersteuning van de leden van de vereniging in het bereiken van hun (sportieve) zwemsport, voor verslaglegging en geschiedschrijven over activiteiten van leden en de vereniging en/of om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen. Persoonsgegevens worden door D.E.S. alleen verwerkt in overeenstemming met de verplichtingen zoals die voortvloeien uit haar statuten.

D.E.S. houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt zoals hierboven beschreven;
• De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren;
• In het bezit zijn van een verwerkingsovereenkomst met de KNZB voor het gebruik van het ledenadministratieprogramma Sportlink.

Verwerking van persoonsgegevens van leden.
De vereniging verwerkt persoonsgegevens teneinde:

1. vast te kunnen stellen wie lid zijn van de vereniging;
2. financiële verplichtingen te kunnen verwerken en te kunnen innen, waaronder de noodzakelijke administratie voor automatische incasso;
3. te kunnen voldoen aan de wettelijk verplichte bewaartermijn voor de financiële administratie van zeven jaar en de eisen die de wet aan deze administratie stelt;
4. leden in staat te stellen zwemdiploma’s te behalen;
5. deel te nemen aan (sport-)activiteiten van de vereniging;
6. deel te nemen aan sportactiviteiten bij andere organisaties waarvoor de vereniging leden inschrijft die hebben aangegeven aan die activiteiten te willen deelnemen; hiervoor worden noodzakelijke gegevens ook verstrekt aan die andere organisaties;
7. kader te kunnen begeleiden, op te leiden en in te zetten;
8. te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen van subsidieverstrekking (al dan niet indirect via KNZB en NOC/NSF);
9. geschiedschrijving van de vereniging te kunnen verrichten, daaronder begrepen doch niet uitputtend beschreven de wettelijk verplichte jaarverslagen voor de algemene ledenvergadering, persverklaringen, wedstrijdverslagen en de publicatie van wedstrijdresultaten op de website van de vereniging en in social media uitingen van de vereniging, foto’s behorende bij evenementen van de vereniging en wedstrijden en evenementen waaraan is deelgenomen;
10. te kunnen voldoen aan andere wettelijke verplichtingen vastgelegd in nationale of internationale wetgeving.

Grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens is:
De overeenkomst vastgelegd met het lidmaatschapsformulier.

Vastgelegde gegevens
Gegevens die worden vastgelegd zijn in ieder geval voor zover van toepassing:

1. Naam (N)
2. Adres (A) en woonplaats (W)
3. E-mailadres (E), telefoonnummer(s) (T)
4. Geboortedatum
5. Bankrekeningnummer voor het voldoen aan de financiële verplichtingen
6. Toestemmingsbewijs om gegevens te verwerken
7. Begindatum en einddatum lidmaatschap
8. Statuswijzigingen lidmaatschap
9. Gegevens over taken en functies vervuld binnen de vereniging (taak, begindatum en einddatum)
10. Gegevens van behaalde prijzen en erkenningen met datum van uitreiken
11. Gegevens over zwem- en zwemsportdiploma’s
12. Wedstrijdresultaten
13. Startnummer
14. Pasfoto, indien noodzakelijk voor deelname aan sportactiviteiten en van kaderleden en officials
15. Contactgegevens van ouders/voogd(en) bij minderjarigen
16. Foto’s van activiteiten, evenementen en wedstrijden

De persoonsgegevens worden door D.E.S. opgeslagen ten behoeve van eerdergenoemde verwerking(en) en bewaard conform de wettelijke termijnen.

Alleen actuele gegevens genoemd onder 1, 2 en 3 worden bewaard, verouderde gegevens worden vernietigd op basis van opgave van het lid; ten behoeve van reünies worden op het centraal secretariaat de betreffende gegevens van oud leden bewaard.

Gegevens genoemd onder 12 worden na beëindiging van het lidmaatschap vernietigd.

Gegevens genoemd onder 16 worden vernietigd bij meerderjarig worden van het betreffende lid.

Van alle overige gegevens wordt na beëindiging van het lidmaatschap beoordeeld of deze behouden moeten blijven ten behoeve van geschiedschrijving of reünies. Indien dit niet het geval is worden de gegevens na uiterlijk 6 maanden vernietigd.

Overzicht van verwerkingen:

1. In het door de KNZB beschikbaar gestelde ledenadministratieprogramma Sportlink wordt de ledenadministratie gevoerd volgens de eisen en randvoorwaarden gesteld door de KNZB. Deze administratie ondersteunt tevens de wettelijke verplichtingen die er zijn in verband met subsidieverstrekking binnen de (zwem)sport.
2. De afdelingen binnen de vereniging houden elk hun eigen deel-ledenbestand bij in computerbestanden.
3. De penningmeester beheert het archief van de machtigingen voor de financiële administratie die in Sportlink worden vastgelegd.
4. De afdelingen binnen de vereniging voeren het archief van de wedstrijdresultaten, foto’s van activiteiten, evenementen en wedstrijden.
5. De sportafdelingen bewerken gegevens voor het inschrijven voor wedstrijden en evenementen en maken daarbij gebruik van hiervoor door de organiserende instanties beschikbaar gestelde programmatuur. Belangrijkste applicaties hierbij zijn voor wedstrijdzwemmen Splash, voor schoonspringen is dit o.a. Diverecorder, voor waterpolo Sportlink en bij synchroonzwemmen het daarvoor beschikbare computerprogramma van de regio West van de KNZB. Hierbij worden alleen de gegevens: naam, vereniging, geboortedatum en startnummer beschikbaar gesteld.
6. De penningmeester verwerkt gegevens voor het functioneren van de incasso administratie en zijn reguliere financiële administratie.
7. Gegevens worden verwerkt voor geschiedschrijving, jaarverslagen en publicaties over behaalde resultaten.

Databescherming:

1. Computers van kaderleden van de vereniging die gebruikt worden voor gegevensverwerking dienen te zijn voorzien van een erkend antivirusprogramma dat is bijgewerkt tot de laatste versie en een wachtwoord om met de computer werkzaamheden te kunnen verrichten.
2. Toegang tot Sportlink is beperkt tot personen, die betrokken zijn bij de ledenadministratie en de financiële administratie, die in het bezit worden gesteld van een persoonlijke toegangscode met wachtwoord.
3. Gegevens met brondata worden in beginsel niet in een cloud oplossing bewaard. Het bestuur kan hier voor specifieke gevallen besluiten van af te wijken. In dat geval worden de bestanden met een password beschermd, wordt door het bestuur vastgesteld wie van de bestanden gebruik mogen maken en welke gegevens in het betreffende bestand mogen worden opgenomen.
4. De kaderleden maken periodiek (tenminste twee maal per jaar) een back-up van de gegevens waarbij de vorige back-up wordt gewist.

Toestemming voor verwerking van persoonsgegevens:
Op het inschrijfformulier wordt expliciet opgenomen dat gegevensverwerking zal plaats vinden en dat het recht bestaat op inzage, correctie, overdracht, informatie en vergetelheid.

Als tekst wordt daarvoor gebruikt:

“Ondergetekende, en bij kinderen jonger dan 18 jaar getekend door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger, geeft toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens op een wijze zoals noodzakelijk voor het functioneren van de vereniging, publiciteit over de prestaties van leden van de vereniging op de website en via andere media, ter ondersteuning van de leden van de vereniging in het bereiken van hun sportieve doelen en/of om te kunnen voldoen aan wettelijke eisen in overeenstemming met de privacyverklaring zoals gepubliceerd op de website van de vereniging D.E.S. (www.zwemvereniging-des.nl).
Het lid heeft het recht op inzage in de vastgelegde gegevens, correctie van onjuiste vastleggingen, van overdracht en vergetelheid. Correspondentie hierover vindt plaats door tussenkomst van de secretaris van de vereniging (secretaris@zwemvereniging-des.nl).”